Privacy statement HKG Accured accountants & adviseurs

Privacy statement HKG Accured accountants & adviseurs

HKG Accured accountants & adviseurs is verantwoordelijk voor de verwerking van persoonsgegevens
zoals weergegeven in dit privacy statement.
Contactgegevens
De functionaris AVG is binnen ons kantoor het toeziend oog en het eerste aanspreekpunt voor wat
betreft de verwerking van persoonsgegevens. De functionaris AVG is te bereiken via onderstaande
gegevens:
HKG Accured accountants & adviseurs
Molenstraat 40f
5242 HA Rosmalen
E-mail: info@hkgaccured.nl
Telefoon: 073 – 522 49 27
Persoonsgegevens die wij verwerken
HKG Accured accountants & adviseurs verwerkt persoonsgegevens van cliënten wanneer zij gebruik
maken van onze diensten en/of cliënten deze gegevens zelf aan ons verstrekken.
Hieronder vindt u een overzicht van de persoonsgegevens die wij verwerken ten aanzien van de
volgende categorieën:
1. Cliënten;
2. Sollicitanten;
3. Salarisadministratie.
Per categorie wordt tevens vastgelegd ten aanzien van welke doeleinden de verwerking geschiedt en
wie toegang hebben tot de persoonsgegevens.
1. Cliënten
1. De verwerking geschiedt slechts voor de volgende doeleinden:
a. de identificatie;
b. het opstellen van een risicoprofiel in het kader van de Wwft;
c. het onderhouden van contacten met cliënten;
d. het uitvoeren van werkzaamheden zoals overeengekomen met cliënten;
e. de uitvoering of toepassing van een andere wet.
4. Geen andere gegevens worden verwerkt dan:

2

Geëxporteerd vanuit Scienta op vrijdag 29 november 2024 13:37

a. naam, voornamen, voorletters, titulatuur, geslacht, geboortedatum, adres, postcode,
woonplaats, telefoonnummer en soortgelijke voor communicatie benodigde
gegevens, alsmede bankrekeningnummer en BSN van de betrokkene;
b. kopie identificatiebewijs;
c. andere dan de onder a tot en met b bedoelde gegevens waarvan de verwerking
wordt vereist ingevolge of noodzakelijk is met het oog op de toepassing van de wet.

5. De persoonsgegevens worden slechts verstrekt aan:
a. degenen, waaronder begrepen derden, die belast zijn met of leiding geven aan de in
het eerste lid bedoelde activiteiten of die daarbij noodzakelijk zijn betrokken;
b. anderen, in de gevallen dat er sprake is van een rechtmatige grondslag op basis
van de AVG.

2. Sollicitanten
1. De verwerking geschiedt slechts voor de volgende doeleinden:
a. de beoordeling van de geschiktheid van betrokkene voor een functie die vacant is of
kan komen;
b. de afhandeling van de door de sollicitant gemaakte onkosten;
c. de interne controle en de bedrijfsbeveiliging;
d. de uitvoering of toepassing van een andere wet.
6. Geen andere gegevens worden verwerkt dan:
a. naam, voornamen, voorletters, titulatuur, geslacht, geboortedatum, adres, postcode,
woonplaats, telefoonnummer en soortgelijke voor communicatie benodigde
gegevens, alsmede bankrekeningnummer en BSN van de betrokkene;
b. een administratienummer dat geen andere informatie bevat dan bedoeld onder a;
c. nationaliteit en geboorteplaats;
d. gegevens als bedoeld onder a, van de ouders, voogden of verzorgers van
minderjarige sollicitanten;
e. gegevens betreffende gevolgde en te volgen opleidingen, cursussen en stages;
f. gegevens betreffende de functie waarnaar gesolliciteerd is;
g. gegevens betreffende de aard en inhoud van de huidige dienstbetrekking, alsmede
betreffende de beëindiging ervan;
h. gegevens betreffende de aard en inhoud van de vorige dienstbetrekkingen, alsmede
betreffende de beëindiging ervan;
i. gegevens met betrekking tot de motivatie voor de functie en de organisatie;
j. andere gegevens met het oog op het vervullen van de functie, die door de
betrokkene zijn verstrekt of die hem bekend zijn;
k. andere dan de onder a tot en met i bedoelde gegevens waarvan de verwerking wordt
vereist ingevolge of noodzakelijk is met het oog op de toepassing van een andere
wet.

7. De persoonsgegevens worden slechts verstrekt aan:
a. degenen, waaronder begrepen derden, die belast zijn met of leiding geven aan de in
het eerste lid bedoelde activiteiten of die daarbij noodzakelijk zijn betrokken;

3

Geëxporteerd vanuit Scienta op vrijdag 29 november 2024 13:37

b. anderen, in de gevallen dat er sprake is van een rechtmatige grondslag op basis
van de AVG.
3. Salarisadministratie
1. De verwerking geschiedt slechts voor de volgende doeleinden:
a. het berekenen en vastleggen van salarissen en vergoedingen aan of ten behoeve van
betrokkene;
b. het berekenen en vastleggen van belasting en premies ten behoeve van betrokkene;
c. het regelen van aanspraken op uitkeringen in verband met de beëindiging van een
dienstverband;
d. de uitvoering of toepassing van een andere wet.
8. Geen andere persoonsgegevens worden verwerkt dan:
a. naam, voornamen, voorletters, titulatuur, geslacht, geboortedatum, adres, postcode,
woonplaats, telefoonnummer en soortgelijke voor communicatie benodigde
gegevens, alsmede bankrekeningnummer en BSN van de betrokkene;
b. een administratienummer dat geen andere informatie bevat dan bedoeld onder a;
c. nationaliteit en geboorteplaats;
d. gegevens als bedoeld onder a, van de ouders, voogden of verzorgers van
minderjarige werknemers;
e. gegevens met het oog op het berekenen, vastleggen en betalen van salarissen,
vergoedingen en andere geldsommen en beloningen in natura aan of ten behoeve
van de in het eerste lid bedoelde personen;
f. gegevens met het oog op het berekenen, vastleggen en betalen van belasting en
premies ten behoeve van betrokkene;
g. gegevens, waaronder begrepen gegevens betreffende gezinsleden en voormalige
gezinsleden van de betrokkenen, die noodzakelijk zijn met het oog op een
overeengekomen arbeidsvoorwaarde;
h. andere dan de onder a tot en met d bedoelde gegevens waarvan de verwerking
wordt vereist ingevolge of noodzakelijk is met het oog op de toepassing van een
andere wet.

9. De persoonsgegevens worden slechts verstrekt aan:
a. degenen, waaronder begrepen derden, die belast zijn met of leiding geven aan de in
het eerste lid bedoelde activiteiten of die daarbij noodzakelijk zijn betrokken;
b. anderen, in de gevallen dat er sprake is van een rechtmatige grondslag op basis
van de AVG.

Bijzondere en/of gevoelige persoonsgegevens die wij verwerken
HKG Accured accountants & adviseurs verwerkt de volgende bijzondere en/of gevoelige
persoonsgegevens van u:
- Burgerservicenummer (BSN).
Deze persoonsgegevens worden uitsluitend gebruikt voor de met de cliënt overeengekomen
doelen/dienstverlening.

4

Geëxporteerd vanuit Scienta op vrijdag 29 november 2024 13:37
Indien doelen dan wel dienstverlening wijzigen, wordt dit opnieuw met de betrokkene afgestemd.
Wwft
HKG Accured accountants & adviseurs is op grond van de Wet ter voorkoming van witwassen en
financieren van terrorisme (Wwft) verplicht om in sommige gevallen uw voorna(a)m(en) en
achternaam, geboortedatum, adres, woonplaats, aard, nummer en datum plaats van uitgifte van het
document waarmee u zich heeft geïdentificeerd (en in sommige gevallen een kopie van het
document) te verzamelen en te verwerken. HKG Accured accountants & adviseurs is verplicht om
ongebruikelijke transacties te melden bij de Financial Intelligence Unit Nederland (FIU-Nederland) en
is in dat geval ook verplicht deze verzamelde informatie te verstrekken.
Op basis van welke grondslag en met welk doel wij persoonsgegevens verwerken
HKG Accured accountants & adviseurs verwerkt persoonsgegevens voor de volgende doelen:
- Uw toestemming, zoals bij het verzenden van onze nieuwsbrief met als doel om u de
nieuwsbrief toe te kunnen sturen;
- Uitvoeren van de overeenkomst, zodat wij u kunnen bellen of een e-mail kunnen sturen
indien dit nodig is om onze dienstverlening uit te kunnen voeren;
- Wettelijke verplichting, omdat wij op grond van wet- en regelgeving mede vanuit onze
beroepsorganisatie (NBA) verplicht zijn om bij de uitvoering van onze werkzaamheden zorg
te dragen voor voldoende dossiervorming. Daarnaast verwerken wij ook persoonsgegevens
bij bijvoorbeeld het verzorgen van de belastingaangiftes voor onze cliënten.
Hoe lang we persoonsgegevens bewaren
HKG Accured accountants & adviseurs bewaart persoonsgegevens niet langer dan strikt nodig is om
de doelen te realiseren waarvoor gegevens worden verzameld dan wel de wettelijke
bewaartermijnen die wij dienen te volgen. Wij hanteren de volgende bewaartermijnen voor de
volgende (categorieën) van persoonsgegevens:
- Voor cookies op onze website geldt een bewaartermijn van 30 dagen;
- Gegevens van een potentiële cliënt (die bijvoorbeeld via de website naar ons kantoor worden
verstuurd), worden na 30 dagen verwijderd indien de potentiële cliënt uiteindelijk geen cliënt
bij ons kantoor is geworden. Indien een potentiële cliënt wel cliënt wordt bij ons kantoor,
worden de gegevens bewaard zolang als nodig is voor de dienstverlening aan de cliënt;
- Voor de vastlegging van persoonsgegevens in applicaties en dossiers ten behoeve van het
uitvoeren van de dienstverlening voor de cliënt, volgt ons kantoor de wettelijke
bewaartermijn die in veel gevallen 7 jaar bedraagt;
- HKG Accured accountants & adviseurs bewaart de verzamelde informatie uit hoofde van de
Wwft voor een periode van minimaal vijf jaar na het aflopen van de zakelijke relatie in het
kader waarvan de gegevens zijn verzameld en in het geval zij een melding heeft gedaan, vijf
jaar na het doen van een melding.
Delen van persoonsgegevens met derden
HKG Accured accountants & adviseurs verkoopt geen persoonsgegevens van cliënten aan derden en
verstrekt deze uitsluitend indien dit nodig is voor de uitvoering van de overeenkomst die wij met de

5

Geëxporteerd vanuit Scienta op vrijdag 29 november 2024 13:37
cliënt hebben of om te voldoen aan een wettelijke verplichting. Hieronder valt tevens het inzagerecht
van instanties zoals de Belastingdienst. Met organisaties die gegevens voor onze cliënten verwerken
in onze opdracht, sluiten wij een (sub)verwerkersovereenkomst om te zorgen voor eenzelfde niveau
van beveiliging en vertrouwelijkheid van persoonsgegevens van cliënten. HKG Accured accountants &
adviseurs blijft verantwoordelijk voor deze verwerkingen.
In bijzondere gevallen kan het voorkomen dat wij persoonsgegevens verstrekken aan externe
deskundigen zoals een notaris, advocaat of pensioenspecialist in het kader van een met de cliënt
overeengekomen opdracht voor deze externe deskundige(n). In dat geval zullen wij deze gegevens
niet zonder toestemming van de cliënt verstrekken aan deze externe deskundige(n).
Deze gegevens worden niet gebruikt voor commerciële doeleinden.
Doorgifte
HKG Accured accountants & adviseurs verwerkt de persoonsgegevens van cliënten binnen de EU. Wel
maakt HKG Accured accountants & adviseurs gebruik van een verwerker, die buiten de EU gevestigd
is. Deze verwerker wordt door HKG Accured accountants & adviseurs ingeschakeld voor
ondersteuning op het gebied van de administratieve dienstverlening, het verzorgen van fiscale
aangiftes en het opstellen van jaarrekeningen voor cliënten. Met deze verwerker is een door de
Europese Commissie goedgekeurde modelcontract voor doorgifte afgesloten.
Website
Ten aanzien van uw bezoek aan onze website geldt het volgende ten aanzien van persoonsgegevens.
Cookies, of vergelijkbare technieken, die wij gebruiken
HKG Accured accountants & adviseurs  gebruikt functionele cookies. Een cookie is een klein
tekstbestand dat bij het eerste bezoek aan deze website wordt opgeslagen in de browser van het
gebruikte apparaat. HKG Accured accountants & adviseurs gebruikt cookies met een puur technische
functionaliteit. Deze zorgen ervoor dat de website naar behoren werkt en deze te kunnen
optimaliseren.
Bezoekers kunnen zich afmelden voor cookies door de internetbrowser zo in te stellen dat deze geen
cookies meer opslaat. Daarnaast kunnen gebruikers ook alle informatie die eerder is opgeslagen via
de instellingen van de browser verwijderen. Zie hier voor een toelichting.
Gegevens inzien, aanpassen of verwijderen
Betrokkenen (de personen van wie wij persoonsgegevens verwerken) hebben het recht om
persoonsgegevens in te zien, en te verzoeken om correctie of verwijdering. Daarnaast hebben
betrokkenen het recht om eventuele toestemming voor de gegevensverwerking in te trekken of
bezwaar te maken tegen de verwerking van de persoonsgegevens door HKG Accured accountants &
adviseurs en hebben betrokkenen het recht op gegevensoverdraagbaarheid. Dat betekent dat
betrokkenen bij ons een verzoek kunnen indienen om de persoonsgegevens die wij verwerken, in een
computerbestand naar de betrokkene of een ander, door de betrokkene genoemde organisatie, te
sturen.

6

Geëxporteerd vanuit Scienta op vrijdag 29 november 2024 13:37
Betrokkenen kunnen een verzoek tot inzage, correctie, verwijdering, gegevensoverdraging van de
eigen persoonsgegevens of verzoek tot intrekking van de toestemming of bezwaar op de verwerking
van de persoonsgegevens sturen naar info@mijnhkg.nl.
Om er zeker van te zijn dat het verzoek tot inzage door de betrokkene is gedaan, vragen wij om een
kopie van een identiteitsbewijs met het verzoek mee te sturen. Maak in deze kopie de pasfoto, indien
van toepassing de MRZ (machine readable zone, de strook met nummers onderaan het paspoort),
het documentnummer en het Burgerservicenummer (BSN) zwart. Dit ter bescherming van de privacy.
We reageren zo snel mogelijk, maar uiterlijk binnen één maand, op het verzoek.
HKG Accured accountants & adviseurs wil betrokkenen er tevens op wijzen dat zij de mogelijkheid
hebben om een klacht in te dienen bij de nationale toezichthouder, de Autoriteit Persoonsgegevens.
Dat kan via de volgende link: https://autoriteitpersoonsgegevens.nl/nl/contact-met-de-autoriteit-
persoonsgegevens/tip-ons
Hoe wij persoonsgegevens beveiligen
HKG Accured accountants & adviseurs neemt de bescherming van persoonsgegevens serieus en
neemt passende (technische) (beveiligings)maatregelen om misbruik, verlies, onbevoegde toegang,
ongewenste openbaarmaking en ongeoorloofde wijziging tegen te gaan. Als betrokkenen de indruk
hebben dat gegevens niet goed beveiligd zijn of er aanwijzingen zijn van misbruik, neem dan contact
op met de functionaris AVG. De contactgegevens zijn bovenaan dit privacy statement vermeld.